 |
 |
This is a bilingual message - Please see below for English version / Neges ddwyieithog yw hon - Gweler isod ar gyfer y fersiwn Saesneg Gweithdy Excel ar gyfer Archifwyr Lefel Dau: Gwella Data a Symud Data Llyfrgell Llanberis - Chwefror 8, 2017 Gardd Fotaneg Genedlaethol Cymru - Chwefror 16, 2017 Drwy gyfrwng y Saesneg y bydd yr hyfforddiant hwn yn cael ei roi Mae'r cwrs hwn yn cael ei ddarparu yn rhad ac am ddim gan Lywodraeth Cymru ac mae'n cael ei gynnig i staff a gwirfoddolwyr sy'n gweithio yn amgueddfeydd, archifdai a llyfrgelloedd Cymru. Mae'n addas ar gyfer y bobl hynny sydd am feithrin dealltwriaeth o MS Excel a'r hyder i'w defnyddio i wella ac i drawsnewid data, ac i baratoi data cyn eu newid i fformatau eraill neu eu symud i systemau eraill. Y gweithdy Bydd dwy elfen i'r Gweithdy LEFEL DAU: Gwella Data: Technegau Excel ar gyfer trawsnewid a gwella data, naill ai er mwyn eu paratoi cyn eu symud i system arall, er mwyn gwneud hen ddata'n fwy cyson a dealladwy, neu eu gwella fel eu bod yn cydymffurfio ag arddull tŷ newydd. Bydd y pynciau'n cynnwys trafod sut i gynllunio prosiect gwella data a bydd cyfle i ymarfer gan ddefnyddio amryfal fformiwlâu amodol (fformiwlâu'n defnyddio 'IF'). Symud Data: Symud data rhwng Excel a systemau eraill, gan gynnwys trafodaethau ar sut mae mynd ati i symud data a sut i gynllunio i wneud hynny, ymarfer symud data i mewn ac allan o Excel gan ddefnyuddio amryfal fformatau, trafodaeth ar sut i strwythuro data yn Excel er mwyn eu symud yn llwyddiannus i systemau catalogio archifau penodol (megis Adlib, Calm neu'r Archives Hub). Mae'r ymarferion, a baratowyd yn arbennig ar gyfer y gweithdy, yn seiliedig ar restrau archifau a chatalogau go iawn ac maent yn ymdrin ag anghenion penodol archifwyr. Dyma amcanion y gweithdy: • Dangos technegau a chysyniadau Excel sy'n briodol ar gyfer trawsnewid testun, ar gyfer ei baratoi cyn eu symud, ac ar gyfer allforio data. • Rhoi cyfle i'r rheini a fydd yn cymryd rhan ymarfer y technegau a'r cysyniadau Excel hyn gan ddefnyddio data archifau go iawn mewn amgylchedd hyfforddi. • Meithrin gwell dealltwriaeth o theori symud data, gan gynnwys yr amrywiaeth o fformatau cyfnewid data, a'u harwyddocâd, a hefyd strwythur data. Erbyn diwedd y gweithdy, byddwch yn gallu: • Trawsnewid a gwella data gan ddefnyddio amryw o dechnegau Excel • Bod yn fwy hyderus wrth ddefnyddio swyddogaethau a fformiwlâu Excel (gan gynnwys fformiwlâu amodol) • Symud data i mewn ac allan o Excel gan ddefnyddio’r fformat gwerthoedd a wahenir gan nod • Paratoi a strwythuro data yn Excel fel eu bod yn addas i'w symud i amryw o systemau catalogio archifau cyffredin (gan gynnwys Adlib, Calm, Archives Hub, EAD) • Deall y problemau a all godi wrth symud data er mwyn meithrin mwy o hyder i ddefnyddio adnoddau gwybodaeth (megis llawlyfrau ar gyfer systemau, hyfforddiant arbenigol a gweithwyr proffesiynol ym maes TG) • Parhau i ymchwilio i swyddogaethau Excel ar ôl mynd yn ôl i'r gwaith. Dulliau Hyfforddi Mae'r cwrs yn gyfuniad o gyflwyniadau a gwaith ymarferol. Bydd cyfrifiadur ar gael i bawb a byddant yn cael cyfle i roi cynnig ar ddefnyddio'r wybodaeth y byddant wedi'i chael. Paratoi Nid yw'n hanfodol paratoi ymlaen llaw, ond os oes gennych amser, gallech ystyried y canlynol: • Meddyliwch beth yr hoffech ei gael allan o'r diwrnod. • Nodwch unrhyw broblemau penodol ag Excel y gallen ni fynd i'r afael â nhw yn y sesiwn datrys problemau (os bydd amser). Mae croeso ichi ddod â'r gweithlyfr perthnasol gyda chi ar yriant fflach/cof bach USB • Dewch y barod i ddisgrifio'n fras sut rydych chi'n defnyddio Excel at ddiben catalogio a rhestru a beth sy'n gwneud Excel yn addas (neu beidio) at y diben hwn. • Byddwn yn defnyddio Excel 2013: os nad ydych chi'n gyfarwydd iawn â'r fersiwn hon, ceisiwch ddod o hyd i gopi ohoni (mae'n debyg iawn i Excel 2007 neu 2010), neu ewch i http://www.gcflearnfree.org/excel2013 i weld rhywfaint o’r cynnwys Yr Hyfforddwr Mae Gillian Sheldrick yn archifydd profiadol sy'n frwd o blaid defnyddio Excel ac mae wedi defnyddio'r cysyniadau a'r technegau a fydd yn cael eu hastudio. Mae'n gweithio fel catalogydd llawrydd ar hyn o bryd, ac mae wedi rheoli rhaglenni catalogio archifau English Heritage a Hertfordshire Archives. Datganiad o Ddiddordeb I fynegi eich diddordeb yn y cwrs hwn, llenwch y ffurflen amgaeedig a’i hanfon at [log in to unmask]<mailto:[log in to unmask]>. Cyfyngir ar y nifer a all gofrestru o bob sefydliad i 2 berson yn unig. Fodd bynnag, rydym yn hapus i roi enw unrhyw un arall sy'n dymuno dod ar restr aros y cwrs, a bydd cyfle iddynt ymuno os na fydd y cwrs yn llawn. Unwaith y byddwch wedi cyflwyno'ch cais, cewch neges awtomatig i gadarnhau bod eich cais wedi dod i law. Dim ond pan gewch chi wahoddiad i'r cwrs oddi wrth MALD y gallwch fod yn sicr o'ch lle. Nifer cyfyngedig o leoedd sydd ar gael. Os bydd eich amgylchiadau’n newid ac na fyddwch yn gallu mynd ar y cwrs wedi'r cyfan, cysylltwch â Meleri Lloyd ar unwaith drwy anfon e-bost at [log in to unmask]<mailto:[log in to unmask]> neu ffoniwch 0300 062 2458 er mwyn i rywun arall ar y rhestr aros allu mynd yn eich lle. Ni fyddwn bellach yn darparu cinio ar gyfer digwyddiadau hyfforddi er mwyn inni allu cynnig amrywiaeth mor eang â phosibl o gyfleoedd hyfforddi. Byddwn yn parhau i gynnig te a choffi wrth ichi gyrraedd ac yn ystod egwyliau. Byddwn hefyd yn darparu gwybodaeth am y darparwyr bwyd lleol sydd gerllaw lleoliad yr hyfforddiant. Bydd pob gohebiaeth sy'n ymwneud â'r cwrs hwn yn cael ei hanfon atoch yn electronig ar ôl ichi gofrestru; felly, gofynnwn am gyfeiriad e-bost unigol ar gyfer pob cynrychiolydd. [X] Excel for Archivists Workshop Level Two: Data Improvement and Data Migration Llanberis Library - 08th February 2017 National Botanic Gardens of Wales – 16th February 2017 This training will be delivered through the medium of English This free course is provided by the Welsh Government and is open to staff and volunteers working in museums, archives and libraries in Wales. It is suitable for those who wish to gain confidence in and understanding of using MS Excel to improve and transform data, and to prepare data for migration into other formats and systems. About the workshop The LEVEL TWO Workshop covers two themes: Data Improvement: Excel techniques for transforming and improving data, whether to prepare it for migration into another system, to make old data more consistent and comprehensible, or to improve it to meet a new house style. Topics will include discussion on how to plan a data Improvement project and practice using a variety of conditional formulas (formulas using ‘IF’). Data Migration: Moving data between Excel and other systems, including discussions on how data migrations work and how to plan a data migration, practice in moving data into and out of Excel using a variety of formats, discussion of how to structure data in Excel to enable successful migration to specific archive catalogue systems (such as Adlib, Calm or Archives Hub). The specially prepared practical exercises are based on genuine archive lists and catalogues and relate to the specific needs of archivists. The workshop objectives are: • To demonstrate Excel techniques and concepts appropriate to transforming text, preparing it for migration, and carrying out data exports. • To give participants the opportunity to practise these Excel techniques and concepts using genuine archive data in a training environment. • To increase participants’ theoretical understanding of data migration, including the variety and significance of data exchange formats and data structure. On completion of the workshop participants will be able: • To transform and improve data using a variety of Excel techniques • To use Excel functions and formulas (including conditional formulas) with increased confidence • To move data into and out of Excel using character separated values format • To prepare and structure data in Excel such that it is suitable for migration into a variety of commonly used archive catalogue systems (including Adlib, Calm, Archives Hub, EAD) • To understand the issues involved in migrating data in order to use information resources (such as system manuals, specialist training and IT professionals) with increased confidence • To continue exploring Excel functionality on return to the work environment. Training Methods The course is a mixture of presentation and practical. Each attendee will have access to a PC and will have a chance to try out their newly acquired knowledge. Preparation Advance preparation is not essential, but if you have time you might want to consider the following: • Think about what you hope to get out of the day. • Identify any specific Excel problems which we might be able to address in the problem solving session (if time). If you wish, bring the relevant workbook with you on a flash drive/usb memory stick • Come prepared to describe briefly how you use Excel for cataloguing and listing, and what makes Excel suitable (or otherwise) for this purpose. • We will be using Excel 2013: if you are not very familiar with this version, try to find a copy of it (it is very little different from Excel 2007 or 2010), or look at some of the content at http://www.gcflearnfree.org/excel2013 Trainer Gillian Sheldrick, is an experienced archivist and Excel enthusiast who has used the concepts and techniques studied. She currently works as a freelance cataloguer, and has previously managed the archives cataloguing programmes at English Heritage and at Hertfordshire Archives. Expression of interest Please express your interest in this course by completing the attached form and returning it to [log in to unmask]<mailto:[log in to unmask]>. Requests are limited to 2 per organisation however we are happy to waitlist any others in the event the course is not fully subscribed. Once you have submitted your request your will receive an automatically generated message to confirm that your request has been received. Please note your place is not guaranteed until you receive an invitation to the course from MALD. Spaces are limited. If your circumstances subsequently change and you can no longer attend notify Meleri Lloyd immediately on [log in to unmask]<mailto:[log in to unmask]> or 0300 062 2458 so your place can be awarded to someone on the waitlist. In order to maintain as wide a range of training opportunities as possible MALD will no longer provide lunch for training events. We will continue to provide tea and coffee on arrival and during breaks. We will also provide information on available food providers located conveniently near the venue. All correspondence relating to this course will be sent out electronically once you have registered; therefore you must supply an individual email address for each delegate. Tîm Datblygu'r Gweithlu – Workforce Development Team Is-adran Amgueddfeydd, Archifau a Llyfrgelloedd. Museums, Archives and Libraries Division Adran yr Economi, Gwyddoniaeth a Thrafnidiaeth Department for Economy, Science and Transport Llywodraeth Cynulliad Cymru - Welsh Government Rhodfa Padarn, Llanbadarn Fawr, Aberystwyth, Ceredigion, SY23 3UR Ffon/Tel: 0300 062 2112 http://www.wales.gov.uk/cymal On leaving the Government Secure Intranet this email was certified virus free. Communications via the GSi may be automatically logged, monitored and/or recorded for legal purposes. Wrth adael Mewnrwyd Ddiogel y Llywodraeth nid oedd unrhyw feirws yn gysylltiedig â’r neges hon. Mae’n ddigon posibl y bydd unrhyw ohebiaeth drwy’r GSi yn cael ei logio, ei monitro a/neu ei chofnodi yn awtomatig am resymau cyfreithiol.